NOWE PROCEDURY O SYGNALISTACH W SPÓŁKACH

Od publikacji w Dzienniku Ustaw ustawy o ochronie sygnalistów w dniu 24 czerwca 2024 roku liczony jest 3-miesięczny termin na wdrożenie u podmiotów, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych.  U podmiotów, na rzecz których pracę wykonuje mniej osób – wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych nie będzie obowiązkowe, choć warte rozważenia jako potwierdzenie transparentnych zasad prowadzenia biznesu. Przedłużające się konsultacje dotyczące ostatecznego charakteru ustawy o ochronie sygnalistów, debaty na etapie zgłaszania poprawek przez Senat, wskazują na wysoką społeczną świadomość i wiedzę pracowników o nowych uprawnieniach, z czym korespondują rozbudowane przepisy karne ustawy.  

Informacje o naruszeniu prawa. Co z naruszeniami prawa pracy?

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów jako informacja o naruszeniu prawa postrzegana jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

Zgodnie z ustawą o ochronie , naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące między innymi takich obszarów jak: korupcja, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami, ochrona konsumentów, ochrona prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wprost w ustawie.

Kluczowy dla przedsiębiorców pozostaje fakt, że na etapie prac nad ustawą w Senacie wykreślono z katalogu naruszenia dotyczące prawa pracy. Argumentacja koncentrowała się na konieczności zrównoważenia interesów pracowników i interesów przedsiębiorców, którzy wyrażali opinie o konieczności zmiany katalogu i wyeliminowania przypadków dokonywania zgłoszeń dotyczących prawa pracy w ramach partykularnych interesów.

Sygnalista. Czy sygnalista to tylko pracownik?

Ustawa określa szeroki katalog sygnalistów, określając w ten sposób osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą będzie więc zarówno pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, współpracujący na zasadach B2B przedsiębiorca, akcjonariusz lub wspólnik spółki, członek zarządu czy rady nadzorczej, ale również stażysta czy praktykant.

Procedura wewnętrznego zgłaszania naruszeń

Zakres procedury wewnętrznego zgłaszania naruszeń nie może być dowolny, bowiem minimalny zakres wymaganych elementów wynika z ustawy o ochronie sygnalistów. Przede wszystkim procedura musi regulować wewnętrzną jednostkę organizacyjną, osobę w ramach struktury organizacyjnej lub podmiot zewnętrzny, które będą upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, jak również wskazywać dokładnie sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej.

W procedurze określić należy jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Ponadto, w procedurze niezbędne jest również uregulowanie obowiązków dotyczących potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, obowiązków dotyczących podejmowania na skutek zgłoszenia działań następczych oraz terminów na przekazanie informacji zwrotnej.

Ustalając treść procedury należy także w zrozumiały i łatwo dostępny sposób uregulować zasady dokonywania tzw. zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Konsekwencje niewdrożenia

Zgodnie z art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów podmioty, które wbrew wymogom ustawowym nie ustanowiły procedury lub co więcej – ustanowiły ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, mogą podlegać karze grzywny.

Orzekanie w tego rodzaju sprawach następować będzie każdorazowo w trybie przepisów o wykroczeniach.

Jeśli przed Twoją firmą zadanie wdrożenia wewnętrznej procedury w swojej organizacji i masz pytania lub zamierzasz zlecieć jej przygotowanie Kancelarii – zapraszam do kontaktu: kontakt@zych-kancelaria.pl